LA IMPORTANCIA DE TRABAJAR EN EQUIPO DENTRO DE LAS ORGANIZACIONES.

Su implementación y retos a vencer.

Por Luis Romo

Actualmente el mundo gira alrededor de la economía y la globalización es una realidad, la innovación y los cambios constantes sobre todo en los terrenos de la tecnología y la informática hace que los cambios sean más rapidos, por lo tanto, se requiere tener organizaciones más flexibles para adaptarse y lograr el éxito deseado.

Las organizaciones de hoy en día se estan transformando y modificando, son menos jerárquicas y más participativas en comparación con las anteriores, pues han descubierto el fenómeno de la sinergia ya que en equipo se puede lograr más que el esfuerzo individual.

Una de las tendencias actuales es el de crear organizaciones basadas en equipos, donde la estructura organizacional se cambia de "piramide" a una tipo plana o de red. Esta nueva estructura tiene como antecedentes el simple trabajo en equipo hasta los llamados equipos autodirigidos.

Los equipos eficaces son necesarios para el crecimiento continuo de una organización. El trabajo en equipo es el proceso que le permite que la organización tome e instrumente decisiones. La cultura corporativa dentro de la cual operan los equipos determinará en último término si estos tendrán éxito o no.

Lo anterior lleva a cambio en las estructuras y mentes de la organización, por lo tanto surgen las resistencias al cambio que tratarán de poner obstáculos para su implementación.

Por lo tanto, debemos de planear muy bien la manera de como introducir este cambio buscando reducir el ciclo de la resistencia, primero informando y comunicando, mencionando los nuevos beneficios, apoyandose con las ideas y la creatividad de la gente para que esto de alguna forma faciliten la apertura al cambio, esto lo conocemos como el ciclo de la innovación.

De que manera se pueden vencer estas barreras de Cambio ? Que factores se tienen que analizar antes de iniciar un proceso de mejora ?

Uno de esos factores en mención es sin duda el de analizar a la organización como un sistema y tener una visión holística de la misma, pero sobre todo es lo referente a la cultura organizacional existente.

Tener la capacidad de observar "el todo" nos permite analizar no solamente la falla o error si no sus posibles causas , debemos de reducir al maximo el ciclo de errores que hay entre la entrada y la salidad del sistema.

Entendemos por Cultura Organizacional como el conjunto de valores, creencias, expectativas, políticas, necesidades y normas aceptadas y practicadas por los miembros de una organización. El Rol que juega la Cultura se puede describir en los siguientes 2 puntos:

1.- Adaptación Externa

Su relación con el medio ambiente (clientes, consumidores,proveedores,ect)

2.- Integración Interna

Calidad de las relaciones interpersonales como del estilo directivo.

De acuerdo con Alastair Fraser y Suzanne Neville autores del libro "Teambuilding" las organizaciones exhiben dos rutas o tipos de cultura denominadas Corporativa, entendiendo por esta la que promueve activamente la organización como el patron de creencias que conoce, comprende y comparte la mayoría del personal de la misma. Por lo general se promueven de manera activa por parte de la organización como visión, misión, estrategia y valores.

La Fundamental es menos tangible. Es el deseo de las personas de aceptar y convencerse de los valores y sistemas de la corporación. Este deseo será afectado por las experiencias pasadas y necesidades futuras.

La cultura fundamental podrá complementar o entrar en conflicto con la cultura corporativa.

El Dr. Roger Harrison desarrollo un modelo de las distintas culturas organizacionales existentes y las clasifica de la siguiente manera :

1.- Cultura del Poder.

2.- Cultura de Papeles.

3.- Cultura de Tarea.

4.- Cultura de Personas.

En cuanto a los sistemas que conforman una organización, podriamos destacar el modelo que desarrollo Pat Williams donde la organización puede ser evaluada o diagnosticada en los sub-sistemas :

1.-Humano-Social. (visión, liderazgo, trabajo en equipo,etc.)

2.- Tecnológico. (maquinaria, capacidades,etc)

3.- Administrativo.( reglamentos, procedimientos, etc.)

4.-Suprasistema. (su relación con el gobierno, sindicato,etc.)

Con todo lo anterior, nos damos cuenta lo importante que es la cultura organizacional y lo referente a los sistemas organizacionales como elemento de análisis y estudio antes de pretender introducir e instalar equipos de trabajo en las organizaciones.

Una vez entendido y comprendio este renglón, pasemos a tocar el punto de lo que significa trabajar en equipo.

Para Reilly y Jones los elementos escenciales que diferencian un equipo de un grupo son :

1.- Los miembros del grupo deben de tener metas comúnes o una razón para trabajar juntos.

2.- Deben de ser interdependientes.

3.- Deben de estar comprometidos con la idea de que trabajando juntos llegan a decisiones más efectivas.

4.- Deben de ser responsables como una unidad funcionando en un contexto organizacional.

El concepto de formar un equipo es para ayudar al grupo a evolucionar hacia una unidad cohersiva en la cuál los miembros confían y se apoyan uno a otro respetando sus diferencias individuales, donde deben de estar muy claro los roles y responsabilidades de cada uno de los integrantes del equipo.

Para Katzenbach y Smith autores del libro "La Sabiduría de los Equipos", trabajar en equipo significa :

" Un equipo es un número pequeño de personas con habilidades complementarias que estan comprometidas con un propósito común, con metas de desempeño y con una propuesta por las que se consideran mutuamente responsables ." agregariamos a esta definición el que utilizan el consenso como toma de decisiones.

El contar con equipos de trabajo nos proporciona una lista de beneficios entre los cuáles destacan : compartir aprendizajes, mejorar la comunicación y la toma de decisiones, incrementar la creatividad, mejorar los procesos productivos y sacar provecho de cualquier oportunidad de mejora y sobre todo una mayor integración, apoyo y colaboración entre los integrantes del equipo.

Existen diferentes tipos de equipos y los podriamos identificar como los operativos, de proyectos,procesos, autodirigidos hasta los equipos virtuales, cada uno con sus características y aplicaciones particulares.

Los mejores equipos de trabajo tienden a ser pequeños. Cuando tiene más de diez miembros es difícil que puedan realizar mucho trabajo. Tienen problemas para interactuar de manera constructiva y sobre todo ponerse de acuerdo sobre muchas cosas. Normalmente un equipo va de 5 a 8 miembros.

Cuando iniciamos el proceso de formar equipos en cualquier organización o circustancia existirán 4 etapas por las cuáles el equipo pasa hasta lograr su madurez.

La primera etapa es conocida como "formación" es donde se reunen por primera vez los elegidos para formar el equipo y su actuación es de cautela, incertidumbre y expectativas de como y con quién voy a trabajar.

La "conmoción" es la segunda etapa donde existe confusión, conflictos, rivalidades entre los miembros y es cuando se dan cuenta de pasar de un trabajo individual a uno grupal no es sencillo.

La tercera etapa es la "regulación", después de haber estado juntos por un tiempo empiezan a comprenderse y entenderse entre ellos mismos, existe más confianza y una mayor cohesión, donde existe una armonía y un espíritu de compartir.

Finalmente llega la "actuación" donde la competitividad y lealtad del grupo es parte de lo cotidiano, con alto sentido de innovación y creación del fenómeno de la sinergia.

Otra quinta etapa el cuál podriamos agregar sería la de "mejoramiento continuo" donde el equipo se prepara constantemente complementando sus habilidades y destrezas, con una visión más amplia del negocio o de la operación misma.

Para poder llegar a la quinta etapa es necesario contar entre otros, de los siguientes la factores como :

Confianza, Apertura, Capacidad, Integridad, Consistencia, Lealtad, Funciones y Metas claras y por último la filosofía Kaizen.

Quisiera destacar lo referente a funciones claras y mejoramiento continuo; es muy importante que el equipo sepa, conozca y respete los roles y funciones de los integrantes de dicho equipo, el tener bien claro y documentado nuestras funciones nos permite conocer quien hace que, que capacidad tenemos y podemos iniciar un proceso de entrenamiento cruzado.

Para poder mejorar necesitamos saber donde estamos, para ello es necesario contar con instrumentos o indicadores de desempeño y desarrollo que nos permitan ver el cumplimiento de las metas como el comportamiento del mismo equipo.

Los factores de Liderazgo y Apoyo son tan importantes como los anteriores, sin embargo estos factores son inerhentes a la organización o al lider que dirige los equipos, sin un adecuado liderazgo que va de acuerdo al crecimiento del equipo, esto es, desde el direccionador cuando el equipo se encuentra en la etapa de formación hasta el estilo de delegar cuando ya el equipo se encuentra en la actuación, pasando por el rol de asesor.

Es importante destacar que una vez reunido el equipo es normal que se tengan problemas interpersonales sobre la actuación y desarrollo del equipo, por eso es importante que antes de dar el "empowerment" a los equipos , este venga acompañado por un programa de entrenamiento para que adquieran y esten preparados para tomar nuevas responsabilidades. De acuerdo a diversas lecturas, los equipos de trabajo se entrenan o se capacitan en los siguientes temas :

1.- Manejo Efectivo de Juntas.

2.- Solución de Problemas en Equipo.

3.- Toma de Decisiones.

4.- Proceso Grupal.

5.- Elaboración de la Visión y Misión.

6.- Como dar una efectiva Retroalimentación.

Inclusive algunos equipos ya una vez que han demostrado una madurez aceptada se les asignan responsabilidades como el poder contratar a sus propios compañeros de equipo o el manejar el presupuesto de su departamento.

 

 

 

 

 

 

 

El factor de apoyo por parte de la gerencia y/o de la dirección es vital para el éxito de los equipos, sin este apoyo de delegar o dar el "empowerment" a los equipos, por lo regular decae el entusiasmo y participación llegando a la desaparición o fín del equipo.

Con todo lo anterior, que tan factible es entonces tener equipos en las organizaciones?

En lo personal pienso que si es posible siempre y cuando exista un compromiso y esten convencidos la alta gerencia de querer tener una organización basada en equipos, donde el primer equipo debe estar formado en los mandos gerenciales e intermedios para posteriormente pasar a los niveles operacionales.

De igual manera pienso que no existe una receta unica para implementar los equipos, si no se deben de hacer la adecuaciones pertinentes de acuerdo a una cultura o ideosincracia del grupo de personas a las cuales prentedemos formar en equipos.

Debemos de analizar con mucho cuidado si existen o no las condiciones y sistemas alineados dentro de la organización para poder introducir esta forma de trabajo.

El contar con equipos de trabajo nos ayuda a resisitir el estres organizacional, entre más unidos y más fuertes, podremos salir adelante, con una cohesión mas solida, fomentaremos la confianza siendo esta la base de cualquier relación y no perder de vista el objetivo o meta como sentido de dirección del equipo.

Finalmente, una frase de Peter Senge, autor de "La Quinta Disciplina" sobre la importancia de la sinergia en los equipos de trabajo.

" Cuando un equipo logra un mayor alineamiento surge una dirección común y las energias individuales se armonizan. Hay menos desperdicio de energía. Surge una resonancia o sinergia, como la luz coherente de un láser en contraste con la luz incoherente y dispersa de un bombilla. Hay un propósito común, una visión compartida que permite complementar los esfuerzos."

 

Luis Romo. Agosto 1998

 

 

 

 

 

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